Reglement voor aanbestedingen van de gemeente Leeuwarderadeel

Het College van Burgemeester en wethouders van de Gemeente Leeuwarderadeel; 

Overwegende dat: 

• de gemeente een groot aantal taken tijdelijke of permanente door externen laat uitvoeren; 

• dat het op een efficiënte en effectieve wijze uitvoeren van deze taken noodzakelijk is; 

• deze taken onder de rechtmatigheidstoetsing vallen; 

• voor het aanbesteden van deze werkzaamheden geen uniform gehanteerde regels bestaan; 

een dergelijk reglement de uniformiteit, controle en doelmatigheid van deze aanbestedingen kan vergroten; 

dat in een dergelijk reglement de regels en uitgangspunten aangaande de wijze waarop de aanbestedingen van werkzaamheden door de gemeente worden uitgevoerd worden opgenomen; 

Gelezen het voorstel van het management team van de gemeente Leeuwarderadeel  

Besluit:  

vast te stellen het volgende: 

Reglement voor aanbestedingen van de gemeente Leeuwarderadeel 

Hoofdstuk 1: definitie van de aanbesteding

Artikel 1: begripsbepaling

Onder aanbestedingen wordt hier verstaan alle opdrachten met als doel het verrichten van werkzaamheden welke eenmalig worden uitgevoerd al dan niet als onderdeel van permanente werkzaamheden en welke ressorteren onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Leeuwarderadeel. De gemeente Leeuwarderadeel hanteert het Uniform Aanbestedings Reglement 1986 (UAR) welke voor de Rijksoverheid verplicht is en dat door gemeenten meestal van toepassing wordt verklaard vanwege de duidelijke procedureregels. 

Artikel 2: openbaarheidbeginsel

De gemeente Leeuwarderadeel hanteert bij het aanbestedingsbeleid een zo groot mogelijk transparantie teneinde de controleerbaarheid van de gevoerde procedure en de economische verantwoording zo controleerbaar mogelijk te maken. 

Artikel 3: aanbestedingsvormen

De gemeente Leeuwarderadeel onderscheidt de volgende vier aanbestedingsvormen: 

1. Enkelvoudige uitnodiging: de gemeente Leeuwarderadeel kiest een leverancier uit. Deze vorm wordt toegepast bij opdrachten waarbij de aanbestedingsprocedure, naar verhouding, te veel kosten met zich meebrengt. Een motivatie hierover is verplicht. 

2. Onderhands aanbesteden: aanbesteding waarbij een beperkt aantal mededingers kan inschrijven 

3. Openbaar aanbesteden: een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedereen kan inschrijven 

4. Europees aanbesteden: de gemeente Leeuwarderadeel plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers. 

De toe te passen methode wordt gekozen op basis van de onderstaand vastgestelde drempelbedragen 

Artikel 3: vrijstellingen en afwijkingen

Het is mogelijk om af te wijken van het bovenstaande principe. Daartoe dienen de expliciete afwijkingsvoorstellen gemotiveerd aan het college te worden voorgelegd. De afwijkingsvoorstellen kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op: 

1. een (zeer) kritische opleverdatum, waarbij schade optreedt bij de overschrijding daarvan; 

2. de doorslag die kwaliteitsaspecten geven voor de verlening van een opdracht; 

3. het feit dat het uitvoeringsproces bijzonder complex en kritisch is 

4. de kritische verwevenheid met parallelle processen 

5. de simpelheid en eenmaligheid van een project of uitvoeringsactiviteit 

6. het feit dat er sprake is van vervolgopdrachten 

7. de kostenafweging, namelijk de kosten van openbare aanbestedingen niet in staan verhouding tot het mogelijk te behalen financiële voordeel 

Daarnaast zijn vrijgesteld van aanbestedingen de navolgende zaken; alle werkzaamheden die direct voortvloeien uit de werkzaamheden verricht in een eerder stadium en deel uitmaken van een logische volgordelijkheid in de uitvoering; werkzaamheden waarbij veranderingen met betrekking tot de uitvoering onverantwoorde gevolgen heeft voor het tijdpad danwel de kwaliteit van het resultaat; 

werkzaamheden die op basis van een langdurige overeenkomst worden uitgevoerd en naar aard, omvang en doelstelling niet wezenlijk veranderen. 

Artikel 4: Europese aanbestedingen

De gemeente Leeuwarderadeel hanteert de Europese richtlijnen voor aanbestedingen. Deze hebben betrekking op de aan te besteden dienst, de waarde van de opdracht en het soort opdracht. 

De opdracht wordt Europees aanbesteed als de financiële omvang van deze opdracht boven de navolgende drempelwaardes uitkomt. 

Deze drempelbedragen per 1 januari 2004

Artikel 5: aantal offertes

1. Voor werkzaamheden welke vallen binnen het regime van de aanbestedingen dienen minimaal drie offertes met elkaar te worden vergeleken. Van deze regel kan worden afgeweken indien na aantoonbare inspanningen het niet mogelijk is gebleken drie offertes met elkaar te vergelijken. In deze situatie kan volstaan worden met twee offertes. 

2. Indien er slechts één offerte wordt ontvangen wordt in principe een nieuwe aanbestedingsronde gehouden, eventueel met aangepaste doelformulering. 

3. Het college kan afwijken van hetgeen bepaald is in het tweede lid mits hiertoe dringende redenen bestaan. Een dergelijk besluit moet met redenen omkleed genomen worden. 

Hoofdstuk 2: wijze van informatieversterking

Artikel 6: informatieverstrekking

1. De gemeente Leeuwarderadeel is gehouden om alle partijen die zijn benaderd, zich hebben aangemeld of op een andere wijze beschikbaar zijn voor het offerte traject gelijktijdig en gelijkwaardig van informatie te voorzien. 

2. afhankelijk van de taak die wordt uitbesteed of het eindproduct dat wordt verwacht kan het college partijen de mogelijkheid bieden tot het aanvragen van nadere informatie in schriftelijke of mondelinge vorm. Het bieden van deze mogelijkheid moet schriftelijk in de aanbestedingsbrief worden vermeld, inclusief de daarvoor aangewezen contactpersoon. 

Artikel 7: de informatievoorziening

De informatieoverdracht van de gemeente Leeuwarderadeel aan partijen die betrokken zijn bij het offerte traject dient voorzien te zijn van de volgende onderdelen en fasering: 

Fase 2: start van het keuze traject 

Hoofdstuk 3: selectieprocedure

Artikel 8: reactietermijn

De initiërende partij is gehouden om binnen de gestelde termijnen te reageren en/of de beschreven acties te ondernemen welke zijn verordonneerd. De initiërende partij verstuurt drie dagen na ontvangst van de offerte en de bijbehorende stukken een 

ontvangstbevestiging aan de offrerende partij. 

Artikel 9: beoordeling offerte

De gemeente Leeuwarderadeel hanteert een aantal objectieve criteria met betrekking tot de beoordeling van de offerte. Deze criteria worden voorafgaande aan het offerte traject In elk geval worden de navolgende aspecten beoordeeld; 

• de volledigheid van de offerte 

• de algemene indruk van de offerte 

• de integriteit van de aanbieder 

• de bandbreedte met betrekking tot de prijstelling (- en + 20% van de geschatte kosten, indien gemaakt) 

Daarnaast formuleert de gemeente indien relevant een aantal variabele criteria die passen bij de aan te besteden werkzaamheden. 

Hoofdstuk 4: keuzepaling

Artikel 10: keuzebepaling college of gemandateerde

1. De gemeente bepaalt op basis van de door haar zelf geformuleerde criteria de keuze voor de uitvoeringspartij welke de activiteiten voorvloeiende uit de aanbestedingsprocedure en de opdrachtaanvaarding gaat uitvoeren. 

2. De bevoegdheid tot het beoordelen en gunnen van de opdracht kan door het college gemandateerd worden aan een of meerdere van haar leden of aan het sectorhoofd. Een dergelijk gemandateerde bevoegdheid moet conform de voorschriften van dit reglement uitgeoefend worden. Aan de uitoefening van een dergelijke bevoegdheid kunnen door het college extra voorwaarden worden verbonden. 

Artikel 11: keuzebepaling door externe

1. Met het besluit om permanent of voor langere tijd bevoegdheid van de gemeente aan een externe partij te mandateren kan worden besloten eveneens de bevoegdheid te mandateren om namens de gemeente opdrachten aan andere externe partijen aan te besteden. 

2. De overdracht van deze bevoegdheid moet met redenen omkleed genomen worden. 

3. Dit reglement blijft onverminderd van kracht. 

Hoofdstuk 5: meetmomenten tijdens het traject

Artikel 12: meetmomenten

De gemeente Leeuwarderadeel controleert halverwege het tijdpad van het onderhavige traject de voortgang van de inspanningen en de wijze waarop deze zijn uitgevoerd. Het onderhavige aanbestedingsprotocol is hierbij de leidraad. 

Artikel 13: rapportage

De uitkomsten van de meetmomenten dienen kort en bondig gerapporteerd te worden aan de daartoe aangewezen partijen en functionarissen. 

Hoofdstuk 6: geheimhouding

Artikel 14: geheimhouding

Alle regels welke voorvloeien uit de geheimhoudingsplicht van de gemeente en welke van toepassing zijn op handelingen van de gemeente als zodanig zijn van toepassing op dit reglement. 

Regels voor oplevering en controle

Hoofdstuk 1 aanvang, uitvoeringsduur en oplevering

Artikel 1: datum van aanvang

Als datum van aanvang werkzaamheden zal worden aangemerkt de achtste werkdag na de dag waarop de opdrachtnemer het werk is opdragen. Voor wat betreft de levering van goederen en diensten geldt de dag van aflevering of uitvoering als eerste werkdag. 

Artikel 2: afwijkingen met betrekking tot datum van aanvang

Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald staat het de opdrachtnemer dan wel de leverancier van goederen of uitvoerders van diensten vrij eerder de werkzaamheden te starten dan wel de goederen te leveren nadat de opdracht is verleend dan wel het verzoek tot levering is gedaan. 

Artikel 3: Uitvoeringsduur, uitstel van oplevering

De termijn, binnen welke het werk moet worden opgeleverd danwel de dienst moet zijn uitgevoerd dan wel het product moet zijn geleverd wordt in de opdrachtbevestiging of het bestek uitgedrukt : 

• hetzij in een aantal werkbare werkdagen 

• hetzij in een aantal kalanderdagen- weken of – maanden 

• hetzij in een andere te bepalen tijdsperiode 

Artikel 4: werkbare werkdagen

Indien een termijn is uitgedrukt in een aantal werkbare werkdagen, worden werkdagen, respectievelijk halve werkdagen, als onwerkbaar beschouwd, wanneer daarop door omstandigheden buiten de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer gedurende tenminste vijf uren, respectievelijk twee uren, het grootste deel van de uitvoerende werknemers of machines niet kon worden gebruikt. 

Artikel 5:uitgestelde oplevering

Lid 1 

Als de oplevering van het werk zou moeten geschieden op een dag die geen werkdag is, geldt de eerstvolgende werkdag als de overeengekomen dag van oplevering. 

Lid 2 

De termijn, binnen welke het werk moet worden opgeleverd, kan door de opdrachtgever worden verlengd, hetzij uit eigener beweging, hetzij op een daartoe strekkend verzoek van de opdrachtnemer. Indien door overmacht, en door voor rekening van de opdrachtgever komende omstandigheden, of door het door de opdrachtgever aanbrengen van bestekswijzigingen cq andere uitgangspunten dan wel van wijzigingen in de uitvoering van het werk, niet van de opdrachtnemer kan worden gevergd dat het werk binnen de overeengekomen termijn wordt opgeleverd, heeft de opdrachtnemer recht op termijn verlenging. 

Lid 3 

Een verzoek van de opdrachtnemer om termijn verlenging zal slechts in overweging kunnen worden genomen, indien dit schriftelijk geschiedt en — behoudens ontheffing door de directie — tenminste zeven dagen voor het verstrijken van de termijn bij de directievoerende partij is bezorgd 

Opneming en goedkeuring

(bedoeld voor aannemers) 

Artikel 6: opneming en goedkeuring

De opneming van het werk geschiedt schriftelijke gericht aan de directievoerende partij waarin de opdrachtnemer mededeelt op welke dag het werk naar zijn oordeel voltooid zal zijn. De directievoerende partij kan genoegen nemen met een mondelinge mededeling, welke in de reguliere voortgangsrapportage wordt aangetekend. 

Artikel 7: de opneming

De opneming, verwoord in een procesverbaal van oplevering, geschiedt zo spoedig mogelijk en in de regel binnen acht dagen na de in het bij artikel 3 bedoelde opleveringstermijnen. De dag en het tijdstip van opneming worden aan de aannemer tijdig en zo mogelijk ten minste zeven dagen tevoren schriftelijk meegedeeld. De directievoerende partij kan verlangen, dat de aannemer of zijn gevolmachtigde bij de opneming tegenwoordig is. 

Artikel 8: correspondentie over de opneming

Lid 1 

Nadat het werk is opgenomen, wordt aan de opdrachtnemer binnen acht werkdagen een afschrift van het procesverbaal verzonden waarin staat vermeld of het werk is goedgekeurd of afgekeurd. In het laatste geval met opgaaf van de gebreken, die de redenen voor de onthouding van goedkeuring zijn. Wordt het werk goedgekeurd, dan wordt als de dag van goedkeuring aangemerkt de dag waarop de desbetreffende mededelingen aan de aannemer zijn verzonden. 

Lid 2 

Met toestemming van de aannemer kan, in plaats van de schriftelijke mededeling, worden volstaan met een overeenkomstige aantekening bij de periodieke verslaglegging, met vermelding van de datum van de aantekening. Bij goedkeuring wordt de dag van goedkeuring aangemerkt als de werkdag van de gemaakte aantekening. 

Lid 3 

Wordt niet binnen acht werkdagen na de opneming een schriftelijke mededeling, of het werk al dan niet is goedgekeurd, aan de aannemer verzonden dan wel aangetekend in de periodieke rapportage, dan wordt het werk geacht op de achtste werkdag na de opneming te zijn goedgekeurd. 

Lid 4 

Geschiede de opneming niet binnen vijftien dagen na de in artikel zes genoemde dag, dan kan de aannemer bij aangetekende brief een nieuwe aanvraag tot de directie richten, met het verzoek het werk binnen acht dagen op te nemen. Voldoet de directie voerende partij niet aan dit verzoek, dan wordt het werk geacht op de achtste dag na de verzending van die brief te zijn goedgekeurd. 

Lid 5 

Kleine gebreken, die gevoegelijk voor een nog volgende betalingstermijn kunnen worden hersteld, zullen geen reden tot onthouding van goedkeuring mogen zijn, mits zij een eventuele ingebruikneming niet in de weg staan. De aannemer is gehouden de bedoelde gebreken zo spoedig mogelijk te herstellen. 

Lid 6 

Met betrekking tot een heropneming na onthouding van goedkeuring vinden de bovenvermelde bepalingen overeenkomstige toepassing. 

Lid 7 

Bij een heropneming zullen andere gebreken dan die, welke aan de aannemer zijn opgegeven, alleen dan reden tot hernieuwde onthouding van goedkeuring zijn, indien zij eerst na de voorafgegane opneming aan de dag zijn opgetreden. 

Oplevering

Artikel 9: oplevering

Lid 1 

Het werk wordt als opgeleverd beschouwd, indien het overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 is of geacht wordt te zijn goedgekeurd. De dag, waarop het werk is of geacht wordt te zijn goedgekeurd, geldt als de dag waarop het werk als opgeleverd wordt beschouwd. 

Lid 2 

Indien de aannemer niet een verzoek om een opneming als bedoeld in voorgaande tot de directie heeft gericht, doch de opdrachtgever het werk voltooid acht, kan deze de aannemer zulks schriftelijk mededelen. De vijfde dag na de verzending van deze mededeling geldt als de dag waarop het werk als opgeleverd wordt beschouwd. 

De opdrachtgever kan het werk, voordat dit voltooid is of een al dan niet voltooid onderdeel daarvan, in gebruik nemen of doen nemen mits de ingebruikneming een voldoende voortgang van het werk niet in gevaar brengt. De opdrachtgever gaat hiertoe niet over dan nadat hij dit schriftelijk aan de aannemer heeft meegedeeld en een opneming van het in gebruik te nemen werk of onderdeel daarvan heeft plaats gevonden. Indien door de ingebruikneming meer wordt verlangd van de aannemer dan redelijkerwijs van hem kan worden gevergd, zal dit worden verrekend als meer werk. Indien door de ingebruikneming schade aan het werk ontstaat komt deze schade niet voor rekening van de aannemer. Door de hier bedoelde ingebruikneming en opneming wordt het werk, dan wel een onderdeel, niet als opgeleverd beschouwd. 

Onderhoudstermijnen

Artikel 10: onderhoudstermijnen

Lid 1 

indien in het bestek een onderhoudstermijn is voorgeschreven, gaat deze termijn in onmiddellijk na de dag waarop het werk overeenkomstig het bepaalde in artikel negen als opgeleverd wordt beschouwd. 

Lid 2 

De opdrachtnemer of leverancier is gehouden gebreken, welke in de onderhoudstermijn aan de dag treden, te herstellen, met uitzondering echter van die, waarvoor de opdrachtgever op grond van de overeenkomst de verantwoordelijkheid draagt of waarvoor hij op grond van de aangegane verplichting, aansprakelijk is. 

Lid 3 

Het hier bedoelde herstel geschiedt voor rekening van de aannemer, tot genoegen •        van de directie en binnen een door haar in billijkheid in te stellen termijn.

Lid 4 

In de onderhoudstermijn optredende schade aan het werk is voor rekening van de opdrachtgever, met uitzondering echter van die schade, welke het gevolg is van door de aannemer onvoldoend verricht werk. In het laatste geval zijn de herstelkosten voor rekening van de aannemer. 

Lid 5 

Indien de aannemer zich desgevraagd verbindt tot herstel van niet voor zijn rekening komende gebreken of schade aan het werk, geschiedt de verrekening daarvan als meerwerk. 

Lid 6 

Na afloop van de onderhoudstermijn zal het werk wederom worden opgenomen om te constateren, of de aannemer aan zijn verplichtingen heeft voldaan, waarbij wordt gehandeld overeenkomstig het bepaalde in dit reglement. 

Aansprakelijkheid van de aannemer na de oplevering

Artikel 11: aansprakelijkheid van de aannemer na de oplevering

Na de dag, waarop het werk overeenkomstig het bepaalde in artikel 10 als geleverd wordt beschouwd, is de aannemer niet meer aansprakelijk voor tekortkomingen aan het werk. 

Uitgezonderd zijn; 

1. Indien het geval , voorzien in artikel 7A:1645 B.W., zich voordoet; 

(regeling met betrekking tot de aansprakelijkheidstermijn van de aannemer).

1. Indien het werk of enig onderdeel daarvan door schuld van de aannemer, zijn 

leverancier, zijn onderaannemer of zijn personeel een verborgen gebrek bevat 

en de aannemer van zodanig verborgen gebrek binnen een redelijk termijn na 

de ontdekking mededeling is gedaan. 

Lid 1 

Het hier bedoelde gebrek is slechts dan als een verborgen gebrek aan te merken, indien het, ondanks nauwlettend toezicht tijdens de uitvoering dan wel bij opneming van het werk redelijkerwijs niet onderkend had kunnen worden. 

Lid 2 

De rechtsvordering uit hoofde van een verborgen gebrek is niet ontvankelijk, indien zij wordt ingesteld na verloop van tien jaren na de hier bedoelde dag. 

Lid 3 

Indien in het bestek een onderhoudstermijn is voorgeschreven, treed voor toepassing van dit artikel de dag na verstrijken van die termijn in de plaats van de hier bedoelde dag en wordt onder opneming van het werk verstaan: de opneming genoemd in dit artikel. 

Wijzigingen tijdstippen van uitvoering, schorsing, beëindiging en onvoltooide staat

Artikel 12 Wijziging tijdstippen van uitvoering De directievoerende partij is bevoegd:

• Indien in het bestek een onderhoudstermijn is voorgeschreven, de uitvoering van onderschikte werkzaamheden tot in die onderhoudstermijn te verschuiven; bij meerjarig onderhoud de uitvoering van werken waartoe de aannemer in een bepaald jaar verplicht is, in een ander jaar binnen de duur van dit onderhoud verlangen. 

Indien het voorafgaande aanleiding tot verrekening geeft, wordt het daarover overeengekomene, in een financiële regeling vastgelegd. 

Artikel 13 schorsing van het werk en beëindiging van het werk in onvoltooide  staat

Lid 1 

De opdrachtgever is bevoegd de uitvoering van het werk voor het geheel of voor een gedeelte te schorsen. 

Lid 2 

In spoedeisende gevallen is de directievoerende partij, hangende de beslissing van de opdrachtgever voorlopig tot zodanig schorsing bevoegd. 

Lid 3 

Gedurende de schorsing is de aannemer verplicht : 

• in overleg met de directie gepaste maatregelen te nemen ter voorkoming en beperking van schade, die aan het werk zou kunnen ontstaan: 

• na te laten zowel hetgeen schade aan het werk ten gevolge zou kunnen
  hebben als hetgeen de latere voortzetting zou kunnen bemoeilijken

Lid 4 

Voorzieningen, die de opdrachtnemer ten gevolge van de schorsing moet treffen, worden als meer werk met hem verrekend. Schade, die de aannemer ten gevolge 

van de schorsing lijdt, wordt hem vergoed. Of er wordt vergoed en de hoogte van de vergoeding wordt per onderhavig geval bepaald. 

Lid 5 

Indien de schorsing langer duurt dan een maand , kan de opdrachtnemer bovendien vorderen, dat een evenredige betaling voor het uitgevoerde gedeelte van het werk plaats heeft. Daarbij wordt rekening gehouden met de nog niet verwerkte middelen, voorzover die eigendom van de opdrachtgever zijn geworden. Nog niet verwerkte voor keuring gereed zijnde middelen worden eventueel voor keuring in aanmerking gebracht. 

Lid 6 

Indien de schorsing van het gehele werk langer duurt dan zes maanden, is de aannemer bevoegd het werk in onvoltooide staat te beëindigen. 

Lid 7 

De opdrachtgever is bevoegd de opdrachtnemer op te dragen het werk in onvoltooide staat te beëindigen. 

Lid 8 

Wanneer door voor rekening van de opdrachtgever komende omstandigheden de uitvoering van het werk gedurende meer dan twee maanden ononderbroken is vertraagd is de opdrachtnemer bevoegd het werk in onvoltooide staat te beëindigen. 

Lid 9 

In de hier bedoelde gevallen zal de opdrachtnemer het beëindigde werk zo spoedig mogelijk overnemen. De opdrachtnemer is tot aan de overneming van het werk door de opdrachtgever verplicht zijn aangegane verplichtingen volledig na te komen. 

Lid 10 

De opdrachtnemer heeft alsdan recht op de aannemingssom, vermeerderd met de kosten die hij als gevolg van de niet voltooiing heeft moeten maken en verminderd met de hem door de beëindiging bespaarde kosten. Aanspraken van de opdrachtnemer en de opdrachtgever op hetgeen ter zake van de overeenkomst verschuldigd is blijven onverlet. 

Aldus vastgesteld door het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarderadeel in de vergadering van 12 april 2005.